【办事流程】在职教职工因公短期出国审批流程

作者:杨易       发布于:2015-04-09 08:00:00       浏览次数:


一、申办签证所需最少时间(含报批、政审及申领护照环节,仅供参考)

美国:建议提前3个月,需面谈(如因涉及敏感专业被核查,则需至少50个工作日申办签证)

加拿大:建议提前至少1个半月

法国:建议提前至少1个月

德国:建议提前至少1个月

英国:建议提前至少1个半月,需面谈

日本:建议提前至少1个月

韩国:建议提前1个月

澳大利亚:建议提前至少1个半月

俄罗斯:30个工作日(可申请加急)

中层干部校内审批预留时间不得少于3周,普通教职工则不得少于2(此时间仅指办理校内审批及备案时间,不包括护照办理及签证办理时间),外事处将不再受理低于此最低时限的材料。

二、申报流程

  1.  个人申报:请老师在学校主页点击信息门户,进入智慧华中大-办事大厅-教职工因公临时出国申请,按照要求上传邀请函和翻译件(日本无需上传英文邀请函,需提供日文三书一表:招聘理由书、身元保证书、在职证明书和滞在预定表),并填写其他相关信息(请准确填写信息,特别是备案表中一定要填写父母信息)签证要求准备邀请函原件、照片、身份证复印件等材料,送至师生服务中心15号窗口。

  2. 院系审核:出国人员向院系外事专办员提交因公出国申报,申报由所在单位负责人审核通过,中层干部还需报分管校领导同意。

  3. 校内审批:出国办对出国人员提交的申报材料进行审核,中层干部需经组织部会签,并报分管外事校领导审批后办理因公出国任务批件。

  4. 申办护照(旧照登记):如需新办因公护照,需线下提交身份证复印件和白底小二寸照片和电子照片回执单至师生服务中心15号窗口。新办理护照人员需到省外办采集指纹,采集指纹时间由出国办向省外办预约。

  5. 办理签证:出国办向湖北省外办提交申请材料,并办理缴费。护照办好后,省外办根据各国使领馆要求递交签证申请材料。送签北京的需通过省外办驻京办事处向使领馆递签,部分国家需提交至外交部,由外交部向部分使领馆递签。根据使领馆需要,出国办通知申请人去使领馆面谈或者采集指纹。

  6. 证件领取:签证办理完成后,出国办人员从省外办取回护照签证并通知出国人员。因公免签国家:新加坡、土耳其、蒙古、斯里兰卡、越南、马来西亚、阿联酋等,因公免签的国家也必须办理校内审批手续。

  7. 回国报销手续:复印护照页、签证页、出入境记录,在智慧华中大-办事大厅-因公出国中提交总结表。归还因公护照,凭预收款收据换取正式发票,凭出国批件报账。校财务处严格按照批件批准人数、天数、路线、公务活动情况、经费计划等进行核销,需提供护照包括签证、签注、出入境记录)的复印件及费用明细、单据等。如因故未完成出访任务,仍需在总结表中说明未出访的原因。

  8. 以下几种情况需提供书面情况说明,院系负责人签字盖章后,扫描上传至任务信息-需特别请示情况说明:①赴港澳人员超过65岁(含65岁)需提交体检证明和家属知情并同意出访的书面证明;②持有国外绿卡或者永久居留许可证件人员需书面说明情况,并遵守学校因公出国境规定按时回国;③夫妻共同出访,说明双方专业、课题研究方向一致,确有必要一同出访,并遵守学校因公出国境规定按时回国。