【办事流程】教职工短期因公出国报账流程

作者:财务处       发布于:2018-06-14 09:48:13       浏览次数:

一、3个月以内短期因公出国的报账流程

一)准备好相关报账资料

1、出国批件原件或加盖财务专用章的复印件并加盖外事处“准予报销”章
2、护照复印件(照片页和出入境日期页)
3、国际旅费发票(机票发票或航空运输电子行程单,登机牌,住宿,城市间交通、会员费或注册费,保险、签证等)及付款凭证原件(信用卡对账单或银行电汇单)
4、会议邀请函、协议及翻译件(翻译报账相关条款)
5、汇率以下面三种选其一进行报账
(1)报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价
(2)信用卡对账单还款日汇率
(3)信用卡支付日结算成人民币汇率
6、纵向经费需提供项目预算表

二)报账人填写华中科技大学国际旅费报销单,通过财务平台完成差旅费报销(在其他费用填写国际旅费报销单总金额)网上提交、打印报账单,并经相关负责人签字后,连同上述资料送交各核算点

注意事项:
1、交通及住宿费,如有以下情况:无原始发票、由他人垫付、现金支付,应提供有院系财务负责人签字的外币结算情况说明,以及行程、房间预定单
2、境外付款尽量使用银行卡支付
3、同一批件的外汇审核,无论经费来源不同,人员构成不同,均需要将所有人员的票据按用途(住宿、交通等)分类整理一次审核报销
4、机票及行程单
(1)通过国内航空公司官方网站购买的国际机票,需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单(有发票专用章)
(2)通过国内机票代理机构或者旅行社购买的国际机票,需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单(有发票专用章)
(3)通过国外航空公司购买的国际机票(含金额),需要提供国外航空公司电子行程单和信用卡对账单
5、出国批件类别参照“一、出国旅费借款流程”
6、常用国家和地区食宿费、伙食费、公杂费开支标准表
(补助标准见财行【2013】516号《因公临时出国经费管理办法》)
单位:每人每天

序号

国家和地区

城 市

币 别

住宿费

伙食费

公杂费

1

韩国

首尔、釜山、济州

美元

180

70

35

2


光州、西归浦

美元

160

70

35

3


其他城市

美元

150

70

35

4

日本

东京

日元

20000

10000

5000

5


大阪、京都

日元

18000

10000

5000

6


福冈、札幌、长崎、名古屋

日元

14000

10000

5000

7


其他城市

日元

9000

10000

5000

8

香港


港币

1500

500

300

9

澳门


港币

1200

500

300

10

台湾


美元

150

60

40

11

德国

柏林、汉堡

欧元

150

60

38

12


慕尼黑

欧元

130

60

38

13


法兰克福

欧元

180

60

38

14


其他城市

欧元

120

60

38

15

法国

巴黎

欧元

150

60

40

16


马赛、斯特拉斯堡、尼斯、里昂

欧元

130

60

40

17

英国

伦敦

英镑

160

45

35

18


曼彻斯特

英镑

140

45

35

19


爱丁堡

英镑

125

45

35

20

美国

华盛顿

美元

210

55

45

21


旧金山

美元

250

55

45

22


休斯顿

美元

180

55

45

23


波士顿

美元

230

55

45

24


纽约

美元

245

55

45

25


芝加哥

美元

220

55

45

26


洛杉矶

美元

200

55

45

27


夏威夷

美元

195

55

45

28


其他城市

美元

160

55

45