【办事流程】学生境外旅费报账流程

作者:财务处       发布于:2018-06-27 08:32:48       浏览次数:

一、出国旅费的借款流程

一)准备好借款资料

出国(境)申请表原件
(1)研究生博士生出国需提供由研究生院审批的“华中科技大学研究生出国(境)申请表”
(2)本科生出国需提供教务处或学工处审批的“华中科技大学本科生出国、出境申请表”

二)报账人通过财务平台完成借款网上提交、打印借款单,并经相关负责人签字后,连同上述资料送交各核算点

注意事项

1.国库项目不允许借款

2.对持因私护照的学生一般不预借出国旅费,如确需借款,借款单上需导师签字,并承诺按期返校,按时报销

3.批件的出国地址需与实际借款旅费地址相符

4.回国后一个月内凭相关单据完成外汇报账

二、3个月以内短期因公出国的报账流程

一)准备好相关报账资料

1、出国(境)申请表原件或加盖财务专用章的复印件
2、护照复印件(照片页和出入境日期页)
3、国际旅费发票(机票发票或航空运输电子行程单,登机牌,住宿,城市间交通、会员费或注册费,保险、签证等)及付款凭证原件(信用卡对账单或银行电汇单)
4、会议邀请函、协议及翻译件(翻译报账相关条款)
5、汇率以下面三种选其一进行报账
(1)报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价
(2)信用卡对账单还款日汇率
(3)信用卡支付日结算成人民币汇率
6、纵向经费需提供项目预算表

二)报账人填写华中科技大学国际旅费报销单,通过财务平台完成差旅费报销(在其他费用填写国际旅费报销单总金额)网上提交、打印报账单,并经相关负责人签字后,连同上述资料送交各核算点

注意事项:
1、城市公共交通及住宿费,如无原始发票、由他人垫付、现金支付,可提供有院系财务负责人签字的外币结算情况说明,以及行程、房间预定单
2、境外付款尽量使用银行卡支付
3、同一批件的外汇审核,无论经费来源不同,人员构成不同,均需要将所有人员的票据按用途(住宿、交通等)分类整理一次审核报销
4、机票及行程单
(1)通过国内航空公司官方网站购买的国际机票,需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单(有发票专用章)
(2)通过国内机票代理机构或者旅行社购买的国际机票,需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单(有发票专用章)
(3)通过国外航空公司网站或者其他网站购买的国际机票(含金额),需要提供国外航空公司电子行程单和信用卡对账单
5、 出国(境)申请表类别参照“一、出国旅费借款流程”
6、 常用国家和地区食宿费、伙食费、公杂费开支标准表
(补助标准见财行【2013】516号《因公临时出国经费管理办法》)
单位:每人每天

序号

国家和地区

城 市

币 别

住宿费

伙食费

公杂费

1

韩国

首尔、釜山、济州

美元

180

70

35

2


光州、西归浦

美元

160

70

35

3


其他城市

美元

150

70

35

4

日本

东京

日元

20000

10000

5000

5


大阪、京都

日元

18000

10000

5000

6


福冈、札幌、长崎、名古屋

日元

14000

10000

5000

7


其他城市

日元

9000

10000

5000

8

香港


港币

1500

500

300

9

澳门


港币

1200

500

300

10

台湾


美元

150

60

40

11

德国

柏林、汉堡

欧元

150

60

38

12


慕尼黑

欧元

130

60

38

13


法兰克福

欧元

180

60

38

14


其他城市

欧元

120

60

38

15

法国

巴黎

欧元

150

60

40

16


马赛、斯特拉斯堡、尼斯、里昂

欧元

130

60

40

17

英国

伦敦

英镑

160

45

35

18


曼彻斯特

英镑

140

45

35

19


爱丁堡

英镑

125

45

35

20

美国

华盛顿

美元

210

55

45

21


旧金山

美元

250

55

45

22


休斯顿

美元

180

55

45

23


波士顿

美元

230

55

45

24


纽约

美元

245

55

45

25


芝加哥

美元

220

55

45

26


洛杉矶

美元

200

55

45

27


夏威夷

美元

195

55

45

28


其他城市

美元

160

55

45


三、3个月以上中长期因公出国的报销流程

一)准备好相关报账资料

1、出国(境)申请表原件或加盖财务专用章的复印件
2、护照复印件(照片页和出入境日期页)
3、国际旅费发票(机票发票或航空运输电子行程单,登记牌,保险,签证)及付款凭证原件(信用卡对账单或银行电汇单)
4、会议邀请函、协议及翻译件(翻译报账相关条款)
5、汇率以下面三种选其一进行报账
(1)报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价
(2)信用卡对账单还款日汇率
(3)信用卡支付日结算成人民币汇率
6、纵向经费需提供项目预算表

二)报账人填写华中科技大学国际旅费报销单,通过财务平台完成差旅费报销(在其他费用填写国际旅费报销单总金额)网上提交、打印报账单,并经相关负责人签字后,连同上述资料送交各核算点

注意事项:
1、出国(境)申请表类别参照“一、出国旅费借款流程”
2、机票及行程单参照“二、3个月以内短期因公出国的报账流程”的注意事项
3、境外付款尽量使用银行卡支付
4、常用国家公派留学生人员奖学金标准(按月包干)
单位:外币元/人/月

序号

国家和地区

币种

研究生

本科生

1

韩国

美元

1300

1100

2

日本

日元

150000

130000

3

德国

欧元

1200

1000

4

法国

欧元

1200

1000

5

英国(伦敦地区)

英镑

1100

950

6

英国(其它地区)

英镑

950

850

7

美国

美元

1600

1500


说明:奖学金标准见财教【2010】286号《财政部 教育部关于调整国家公派留学人员奖学金资助标准的通知》,国家公派奖学金包含伙食费、住宿费、注册费、交通费、电话费、书籍资料费、医疗保险费、交际费、一次性安置费、签证延长费、零用费和学术活动补助费等

四、本科生赴海外学习(含特优生)的报账流程

一)准备好相关报账资料

1、华中科技大学本科生海外交流报销审批表原件或华中科技大学本科生出国、出境申请表原件
2、护照复印件(照片页和出入境日期页)
3、国际旅费发票(机票发票或航空运输电子行程单,登记牌,住宿费、学费或注册费、保险,签证)及付款凭证原件(信用卡对账单或银行电汇单)
4、会议邀请函、协议及翻译件(翻译报账相关条款)
5、本科生赴海外交流或特优生人员名单(含报账人页)
6、汇率以下面三种选其一进行报账
(1)报账当日中国银行外汇牌价的现汇卖出价
(2)信用卡对账单还款日汇率
(3)信用卡支付日结算成人民币汇率

二)报账人填写华中科技大学国际旅费报销单,通过财务平台完成差旅费报销(在其他费用填写国际旅费报销单总金额)网上提交、打印报账单,并经相关负责人签字后,连同上述资料送交各核算点

注意事项:
1、境外付款尽量使用银行卡支付
2、本科生赴海外学习不给补贴,按票面金额在资助额度内实报实销
3、本科生赴海外学习学校对院(系)立项的资助项目,根据院(系)资助的额度,原则上按1:1进行配套资助,但学校资助额度不超过以下标准:(见教务【2015】11号《华中科技大学本科生赴海外学习交流资助办法(暂行)》)
(1)长期项目(3个月以上)按每个学生每个月最高2000元人民币予以资助
(2)短期项目(3个月(含)以内)按每个学生最高6000元人民币予以资助
(3)国际学术会议与竞赛项目资助相关旅费、住宿费和会议注册费,最高不超过5000元/人次

4、本科生特优生(启明学院提供学生名单)学校资助限额为3万,按票面金额在资助额度内实报实销