一、短期外国专家来访申请
1、进入办事大厅打开“短期外国专家来访申请流程”，进入流程欢迎页。
图 1
2、点击“开始办理”按钮，启动申请流程，按要求正确填写如下表单，若不想办理则点击“终止”按钮，则流程直接结束。
图 2
3、按要求完整填写表单信息，并单击“提交申请”，在弹出的对话框中选择下一步执行人，确认后进入院系外事专办审核环节。
4、如需办理外交部邀请函，请提交被邀人护照信息页、专家日程安排表和邀请函申请书，至先进制造大楼东楼A405学科与国际化办公室杨易。
图 3
院系外事专办审核环节页面如下图所示：
图 4
5、院系外事专办员审核通过后进入院系负责人审批环节，如图所示，院系负责人可根据申请情况来操作，点击“同意报国际交流处审批”按钮，则审批通过，进入下一步，国际交流处专家管理员审核。
图 5
图 6
6、在国际交流处专家管理员审核环节的审批页面中，对申请信息进行审核，审核通过，则单击“审核通过”，如图所示，注意：此步骤可以打印表单。
图7
7、国际交流处专家管理员审核后进入申请人提交总结环节，申请人根据情况填写总结表，总结页面如下图：
图 8
8、申请人填写好后点击“提交”按钮，进入下一步，院系外事专办员审核，对总结表进行审核，审核页面如下图：
图 9
9、院系外事专办员若没问题，点击“审核通过”按钮，则院系负责人对总结表进行审核，审核页面如下：
图 10
10、院系负责人若没问题，点击“同意报国际交流处审批”按钮，则国际交流处专家管理员对总结表进行审核，审核页面如下：
图 11
11、国际交流处专家管理员审核通过后，院系外事专办员与申请人打印表单后则次流程结束，如下图：
图 12
12、报账：请外专提供护照页、签证页、出入境记录、领、和国际差旅费报销单。
公务舱申请所需材料
院系报告申请电子版和纸质版，纸质版需领导签字盖院章；
外专英文简历及中文简历；
外专护照信息扫描页。
《华中科技大学外国文教专家管理办法》关于补助的4项条款
第二十条 住宿费。专家住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，以校内住宿为主。确有必要安排在校外住宿的，住宿费标准在680元/天以内。特殊情况需专项报批。
第二十一条 接待费。原则上安排在校内就餐。确因工作需要由学校出面接待一次，报销一次餐费。每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈、浪费。
第二十二条 生活补贴。为短期来访的外国专家在校期间提供生活补贴，按200元/人/天发放，凭专家本人签字的领条根据在校实际天数发放。
第二十三条 讲学酬金。给予短期来访的外国专家一次性讲学（含学术报告等）酬金。标准如下：诺贝尔奖获得者不超过10000元（税前），国外科学院/工程院院士（或领域内相当于院士级别的）不超过5000元（税前），其他专家不超过3000元（税前）。
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