为争取“数据多跑路，群众少跑路”，推进“一张表”工程建设，2018年4月，学校在全校范围内征集试点学院试用“一张表”平台，机械学院作为第一批试点单位，加入试用工作，积极参与“一张表”工程建设及应用。
—— 领导班子推进
“一张表”在机械学院是一把手工程，2018年4月，“一张表”工程启动会在机械学院顺利召开，领导班子高度重视，时任学院党委书记史铁林在会上动员和部署“一张表”工作。2020年12月，学院党委书记高亮带领学院机关各口负责人和支部书记研讨“一张表”在学院的全面推进工作。按照学院党委安排，副院长张芬全程负责“一张表”的具体推进，机关科室每半个月召开一次会议，研讨工作进度。在整个进程中，校领导和职能部门的领导对学院也进行了细致的指导。
2019年5月，副校长梁茜带领网信办、图书馆负责人来机械学院调研“一张表”工作
2018年4月，“一张表”工程启动会在机械学院顺利召开
2020年12月，学院党委书记高亮带领学院机关各口负责人和支部书记研讨“一张表”工作
—— 关键少数示范
在项目启动之初，机械学院发挥了关键少数的示范作用，在管理人员方面，以学科及国际化办公室、人事办公室等科室成员为带头，做好数据准备人员的培训工作；在关键用户方面，遴选出十来位在教学和科研上成果显著中青年骨干教师，进行系统功能验证，确保“一张表”的顺利启动和推进。
—— 全院统一思想
2019年1月，史铁林和张芬在全院大会上做“一张表”上线动员会，全院统一思想。随后，网信办与网络中心、图书馆相关工作人员到学院为教师举行培训“一张表”培训讲座；2020年1月，网信办与网络中心在机械学院举办全院“一张表”培训会。
2019年1月，史铁林和张芬在全院大会上做“一张表”上线动员会
2019年1月，网络与计算中心、图书馆领导和工作人员来我院培训“一张表”
—— 快速上线支持
“一张表”系统上线后，学院管理人员快速响应，展开“大干三十天，上线大攻坚”行动，实时在线，通过当面沟通和电话、QQ、微信等途径为老师们快速解答、及时解决问题。在整个过程中，网信办与网络中心、图书馆等职能部门给予了大力的支持和帮助。
2018年至今，机械学院在使用“一张表”平台的四年中，获得了全院289人关于人事、教学、科研、公益和企业合作的71类数据三万多条，实现数据集成化、可视化和自动化，提高了工作效率。学院教师对“一张表”平台的工作交口称赞，纷纷表示：“一张表”平台“很有用，整理数据时挺方便，尤其是多年的各项数据对比功能特别有用”，“能及时了解自己的研究成果和项目记录，也方便下载”，“很省事，只用确认，不用填表”。管理人员也感触颇深，人事干事说“一张表平台极大提高了工作效率，以前全院绩效考核需要好几个月，现在只用几天就办到了”，学院领导经常上线查看各项统计数据，高度肯定了平台数据可视化工作。
“一张表”工程通过信息系统集成、补充填报、核对等方式获取人事、教学、科研等方面准确的基础数据。借助“一张表”平台，教师能够了解到自己每一年的成果，包括课堂教学、指导学生、科研项目、科研经费、科研论文总数及明细。借助“一张表”有关功能，教师能够通过个人成果趋势分析、与本单位平均值、其他人员的对比分析，了解自身的发展趋势；通过生成符合学校规定的年度考核表，量化工作自动填入、打印提交，明确单位对自身工作的评价；通过核对工作业绩，分配给合作完成人员，核算自己的业绩。团队负责人通过团队总科研项目、经费、论文情况以及团队成员成果分布、年度对比分析，衡量团队成果和发展态势，建立团队激励机制。学院领导通过教学、科研、论文、人事和公益等统计报表进行统计分析，查看学院各项具体工作的清单，了解学院总体发展情况和每位教师的工作情况；系统管理员通过审核教师的考核表和业绩表，确定和配置业绩计算规则，建立有效的激励机制。
机械学院在“一张表”平台上的应用有三个特色：一是专任教师、实验人员、科室人员全部纳入一张表管理中；二是公益工作时间纳入工作量计算，通过对教师在本科教学、研究生工作、科研工作、人事工作、社会工作等方面的公益活动进行等比量化，折算为公益时间；三是对科研团队在“一张表”平台上实现了考核管理。
据悉，机械学院“一张表”工程于2018年3月启动建设，是学校第四次党代会确定的重要工作之一。“一张表”工程主要解决师生反映的学校各类数据分散、不准确、不一致、师生反复填表等突出问题。“一张表”平台是“一张表”工程的核心内容，实现了教职工个人数据自动汇集、集中维护、可视化展现，学院考核方案个性化配置、绩效分配自动化计算，报表自动生成等功能。平台已集成教学、科研、论文、人事及公益五大类共70余个数据子集，近3000个字段。目前，“一张表”平台接入学院已达41个，正在全校推广应用中。
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